Interim-Fondsmanagement in einer Service-KVG

Wenn in einer Service-KVG die Leitung des Fondsmanagements ausfällt, entsteht eine Lücke, die sich nicht aussitzen lässt. Ein Immobilien-Sondervermögen läuft weiter: Fristen, Freigaben, Reportings, Dienstleistersteuerung. Eine Münchner Immobilien-Service-Kapitalverwaltungsgesellschaft hat diese Phase mit einem Interim-Fondsmanagement überbrückt – für ein Sondervermögen mit internationalem Bestand im regulatorischen Rahmen des KAGB.

Ausgangslage

Zu verantworten war ein Immobilien-Sondervermögen mit internationalem Bestand und verschachtelten Beteiligungs- und Holdingstrukturen. Im Modell der Service-KVG liegen Portfolio- und Asset Management ausgelagert bei externen Partnern – die regulatorische Verantwortung bleibt jedoch bei der KVG.

Diese Konstellation stellt besondere Anforderungen: Die Steuerung erfolgt weitgehend über Dritte, muss aber jederzeit nachweisbar den Anforderungen des KAGB, der Anlagebedingungen und der Auslagerungsvereinbarungen entsprechen. Eine unbesetzte Leitungsfunktion ist hier nicht nur ein Kapazitäts-, sondern ein Aufsichtsthema.

Der Auftrag

Das Mandat verband die fachliche Führung der Einheit mit operativer Mitarbeit im Tagesgeschäft:

• Fachliche Steuerung der Fondsmanagement-Einheit bei gleichzeitiger operativer Einbindung
• Operative Fondssteuerung auf Ebene der Service-KVG unter Berücksichtigung der ausgelagerten Funktionen
• Sicherstellung der ordnungsgemäßen Verwaltung des Spezial-AIF in Abstimmung mit externem Portfolio- und Asset Management
• Laufendes Monitoring des internationalen Portfolios unter Berücksichtigung der Beteiligungs- und Holdingstrukturen
• Koordination und Überwachung externer Dienstleister: Property Manager, Verwahrstelle, Bewerter, lokale Rechts- und Steuerberater
• Sicherstellung der regulatorischen Compliance sowie Unterstützung bei Reporting-, Risiko- und Liquiditätsprozessen
• Begleitung von Transaktionen aus KVG-Sicht einschließlich interner Freigaben und Dokumentationsprüfung
• Weiterentwicklung der Fondsstruktur sowie Optimierung von Prozessen und Governance

Interim-Fondsmanagement in der Praxis

Zuerst die Pflichten kartieren

Der Einstieg galt nicht dem Portfolio, sondern den Verpflichtungen: Welche Fristen laufen, welche Freigaben stehen aus, welche Nachweise sind fällig, welche Auslagerungsvereinbarungen regeln was? In regulierten Strukturen ist diese Bestandsaufnahme die Voraussetzung für jede weitere Entscheidung.

Ausgelagerte Funktionen aktiv führen

Auslagerung heißt Steuerung, nicht Abgabe. Die externen Partner – Portfolio- und Asset Management, Property Manager, Verwahrstelle, Bewerter – wurden über definierte Berichtswege und Termine geführt, mit klaren Erwartungen an Inhalt und Fristen. Wo Zulieferungen nicht ausreichten, wurde nachgesteuert statt nachgearbeitet.

Internationale Strukturen im Blick behalten

Bei Beständen über mehrere Jurisdiktionen mit Holdingstrukturen liegt das Risiko in den Ebenen dazwischen: lokale Steuerthemen, Gesellschafterbeschlüsse, Ausschüttungsmechanik, Währungs- und Liquiditätsfragen. Das Monitoring wurde entsprechend auf Strukturebene geführt, nicht nur auf Objektebene.

Transaktionen aus KVG-Perspektive begleiten

Bei An- und Verkäufen prüft die KVG nicht die Wirtschaftlichkeit allein, sondern die Vereinbarkeit mit Anlagebedingungen, die Vollständigkeit der Dokumentation und die Einhaltung interner Freigabeprozesse. Diese Rolle wurde durchgängig ausgefüllt – parallel zum laufenden Betrieb.

Was Interim-Fondsmanagement von der Festbesetzung unterscheidet

Ein Interim-Mandat in dieser Funktion folgt einer anderen Logik als eine dauerhafte Besetzung. Die Einarbeitungszeit entfällt weitgehend – erwartet wird Handlungsfähigkeit binnen weniger Tage. Dafür fehlt der lange Horizont: Entscheidungen mit Wirkung über Jahre werden vorbereitet und entscheidungsreif gemacht, aber im Regelfall nicht allein getroffen, sondern mit Geschäftsführung und Gremien abgestimmt.

Der Zuschnitt des Mandats sollte das abbilden. Bewährt hat sich eine klare Aufteilung: laufender Betrieb und regulatorische Pflichten vollständig in der Interim-Verantwortung, strategische Weichenstellungen dagegen als Vorlage. Diese Trennung schützt beide Seiten – das Haus vor Festlegungen ohne dauerhafte Verantwortung, den Interim-Manager vor Entscheidungen, deren Folgen er nicht mehr begleitet.

Ergebnis

Das Mandat umfasste sowohl die übergeordnete Steuerung der Einheit als auch die aktive Mitarbeit im operativen Fondsmanagement. Im Ergebnis standen eine effiziente Organisation, regulatorische Sicherheit und die Weiterentwicklung des international ausgerichteten Portfolios – einschließlich optimierter Prozesse und Governance-Strukturen, die über das Mandat hinaus tragen.

Was Kapitalverwaltungsgesellschaften daraus mitnehmen

• Vakanzen in regulierten Funktionen sind ein Aufsichtsrisiko. Eine schnelle, qualifizierte Überbrückung ist meist die günstigere Variante.
• Ausgelagerte Funktionen brauchen aktive Steuerung. Die Verantwortung wandert nicht mit der Aufgabe.
• Interim-Mandate sollten Prozesse hinterlassen. Governance-Verbesserungen wirken über die Vakanz hinaus.

Welches Profil dieses Mandat verlangt

Verlangt war KAGB-Sicherheit, Erfahrung im Fondsmanagement mit internationalen Beständen und Führungserfahrung in einer regulierten Organisation. Dazu die Fähigkeit, innerhalb weniger Tage handlungsfähig zu sein – Einarbeitungszeit gibt es in dieser Rolle nicht.

Interim-Manager mit diesem Profil sind knapp und werden gezielt vermittelt. Wie eine Besetzung abläuft, zeigt der Ablauf; welche Felder wir abdecken, steht unter Leistungen.

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